Tabele
Tabela bazy danych przypomina arkusz kalkulacyjny, ponieważ dane są przechowywane w kolumnach i wierszach. Z tego powodu importowanie arkusza kalkulacyjnego do tabeli bazy danych jest zazwyczaj prostą operacją. Główną różnicą między przechowywaniem danych w arkuszu kalkulacyjnym a przechowywaniem ich w bazie danych jest organizacja danych. Baza danych jest najbardziej elastyczna, gdy dane w tabelach są zorganizowane w sposób, który nie powoduje powstawania nadmiarowości. Załóżmy na przykład, że baza danych przechowuje dane o pracownikach. Dane każdego z nich powinny być wprowadzone tylko raz — w tabeli przeznaczonej do przechowywania danych pracowników. Dane o produktach powinny być przechowywane w osobnej tabeli, a kolejna tabela powinna zawierać dane o oddziałach firmy. Proces organizowania danych w opisany sposób jest nazywany normalizacją.
Formularze
Formularze są też określane jako „ekrany wprowadzania danych”. Stanowią one interfejs do pracy z danymi i często zawierają przyciski umożliwiające wykonywanie różnych poleceń. Można utworzyć bazę danych bez korzystania z formularzy, edytując dane w arkuszach danych tabel. Większość użytkowników baz danych woli jednak używać formularzy do przeglądania, wprowadzania i edytowania danych przechowywanych w tabelach.Formularze usprawniają pracę z danymi, udostępniając łatwy w użyciu interfejs, a także umożliwiając dodawanie elementów funkcjonalnych, takich jak przyciski poleceń. Po odpowiednim zaprogramowaniu przyciski umożliwiają określanie danych wyświetlanych w formularzu, otwieranie innych formularzy lub raportów oraz wykonywanie wielu innych zadań.
Raporty
Raporty służą do podsumowywania i wyświetlania danych zawartych w tabelach. Zazwyczaj raport umożliwia odpowiedź na określone pytanie dotyczące danych, na przykład „Ile pieniędzy otrzymaliśmy od poszczególnych klientów w tym roku?” lub „W jakich miastach mają swoje siedziby nasi klienci?” Każdy raport można sformatować w sposób zwiększający czytelność danych.Raport można uruchomić w dowolnym momencie, przy czym zawsze będzie on odzwierciedlał bieżące dane znajdujące się w bazie danych. Raporty są zazwyczaj formatowane z myślą o ich drukowaniu, ale można też wyświetlać je na ekranie, eksportować do innych programów lub wysyłać jako wiadomości e-mail.
